KVKK

Kişisel Veri Politikamız

I. GİRİŞ

A. Açıklamalar
Kişisel verilerin korunması, Gemsataş Gemciler Metal San. ve Tic. A.Ş. (“Şirket”) için yüksek önem arz eden konulardan biri olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir. İşbu Gemsataş Gemciler Metal San. ve Tic. A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.

B. Amaç
İşbu Politika, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve bu kanuna dayanılarak çıkarılan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) gereği kişisel verilerin saklanması, anonimleştirilmesi ve silinmesi konularında, başta kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami sürelerin tespiti ile verilerin anonimleştirilmesi, silinmesi ve yok edilmesi süreçlerini düzenlemek olmak üzere, öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bu konularda veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Gemsataş Gemciler Metal San. ve Tic. A.Ş. tarafından hazırlanmıştır.

C. Kapsam
İşbu Politika şirketimiz çalışanları, çalışan adayları, stajyerleri, alt işveren işçileri, ziyaretçileri ve diğer verileri işlenen kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

D. Güncellenme Durumu
İşbu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması halinde Politikanın güncel metni şirketimiz web sitesi üzerinden veya sair kanallardan ilgililere bildirilecektir.

E. Tanımlar

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
  Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir.
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
• İgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim harici olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
• Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
• Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• Kişisel Veri Saklama Tablosu: Kişisel verilerin Şirket bünyesinde saklanacağı süreleri gösteren tabloyu,
• Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
• Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
• Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini
• Şirket: Gemsataş Gemciler Metal San. ve Tic. A.Ş.
• Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir.
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
• Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yoönetmeliği ifade eder.

II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

A. Mevzuattaki İlkelere Uygun İşleme

1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygunluk
   Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Şirketimizin iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
2. Doğruluk ve Güncellik
   Şirket, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.
3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar
   Şirket, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
4. Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü İşleme
   Şirket, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
5. Verileri Öngörülen ya da Makul Süre İçin Saklama
   Şirket, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar saklamaktadır.
   Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun olarak kişisel veriler saklanmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.
   Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

B. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

1. Açık Rıza
   Kişisel veriler kural olarak veri sahibinin açık rızası ile işlenir. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.Aşağıda yer alan diğer kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.
2. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
   Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.
3. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının AlınamamasıFiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
4. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
   Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
5. Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
   Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
6. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
   Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
7. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
   Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
8. Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
   Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

C. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

D. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda belirtilen amaçlarla işlenebilir:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikâyetlerin Takibi
• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

E. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Şirket, Kanun’un 10. maddesine ve ilgili yönetmeliklere uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirket, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

F. Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirket hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

1. Aktarım Şartları

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından aktarılması,
• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

G. Kayıt Ortamları

Bu politikanın uygulanmasında kayıt ortamları kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam anlamına gelmektedir. Şirket, işlediği kişisel verileri başta Kişisel Verileri Koruma Kanunu olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve veri güvenliğine ilişkin en güncel tedbirleri almak suretiyle aşağıdaki kayıt ortamlarında saklamaktadır.

Bu bağlamda Şirketteki kayıt ortamları,

• Birim Dolapları
• Arşiv Dolapları
• Hard Diskler’dir.

III. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

A. Genel Olarak

Şirket, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar saklamaktadır.
Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun olarak kişisel veriler saklanmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.
Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

B. Kişisel Verilerin İmha Edildiği Haller

• Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  İlgili kişinin, kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

IV. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ, SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

A. Teknik Tedbirler

• Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
  Fiziki dosyalar kilitli dolaplarda koruma altına alınarak yetkisiz kişilerin erişimine engel olunmaktadır.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
• Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmakta,
• Hukuka aykırı işlemeyi önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirler alınmakta,
• Erişim yetki ve rol dağılımları için prosedürler oluşturulmakta ve uygulanmakta,
• Yetki matrisi uygulanmakta,
• Erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler kontrol altında tutulmakta,
• Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmakta,
• Hukuka aykırı işleme tespiti halinde ilgili kişiye ve kurula bildirmek için bir sistem ve altyapı oluşturulmakta,
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte,
• Bilgi sistemleri güncel halde tutulmakta,Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmakta ve güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmakta,
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları kullanılmaktadır.

B. İdari Tedbirler

• Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve saklanması konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• Kişisel Veri Envanterinde kişisel verileri işleyecek, saklayacak, erişebilecek personeller belirlenmiştir.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır;
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur;
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır;
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur;
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır;
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır;
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir;
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır;
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır;
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır;
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır;
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır;
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır;
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır;
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmaktadır.

V. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN KULLANILAN YÖNTEMLER

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Kurum tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

A. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

1. Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
2. Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
3. Fiziksel Ortamında Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
4. Taşınabilir Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

B. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

1. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
   Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
2. Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler
   Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

C. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

VI. SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN GÖREVLİLER

SÜREÇ SORUMLUSU GÖREV SORUMLULUK

İnsan Kaynakları Yetkilisi İnsan Kaynakları Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu Görevli olduğu bölümün işlediği verilerin, işbu veri aklama ve imha politikasındaki saklama süresine uygunluğunun sağlanması ve periyodik imha dönemlerinde kişisel veri imha sürecinin yönetimi.
Finans Müdürü Muhasebe Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
Yönetici Asistanı Yönetici Asistanı Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
Bilgi İşlem İş Ortakları Yazılım Geliştirme Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
İş Güvenliği Uzmanı İş Güvenliği Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
İşyeri Hekimi İşyeri Hekimi Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
Güvenlik Birimi Güvenlik Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu
Şirket Avukatı Hukuk İşleri Birimi – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu

VII. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Şirketin işlemekte olduğu kişisel verilerin saklama ve imha süreleri, işbu Prosedür’ün ekinde yer alan “KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU”nda gösterilmiştir.

VIII. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

Silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin işlem kayıtları, tutanak altına alındıktan sonra 3 yıl süre ile saklanır.

IX. POLİTİKANIN YAYINLANMASI, SAKLANMASI, YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

A. Politikanın Yayınlanması ve Saklanması

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Şirket tarafından saklanır.

B. Politikanın Yürürlüğü ve Yürürlükten Kaldırılması

Politika, Şirket’in internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Şirket tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Şirket tarafından saklanır.